Véritable outil d’aide à la décision, le tableau de bord de gestion vous aideront à mieux piloter votre entreprise.
Mais pour cela, il faut suivre une méthodologie. Découvrez a comment le cabinet d’expertise comptable Solutions Compta met en œuvre cela pour vous permettre de gagner en sérénité et en performance.
Partie 1 : Pourquoi avoir un tableau de bord de gestion?
1.1 : Le bilan : Une photographie à un instant T
En tant que dirigeant, vous attendez avec impatience (et avec une petite dose de stress) votre bilan pour savoir si votre année a été bonne. N’avez-vous jamais souhaité avoir cette information à certaines périodes de l’année pour optimiser votre pilotage ?
Le bilan est une photographie de l’état de santé de votre entreprise. Mais cette photographie correspond à un moment précis et durant l’année fiscale et vous avez probablement traversé des périodes compliquées. Avoir certaines informations en amont (par exemple, l’allongement du délai de règlement de vos clients qui peut entraîner une dégradation de votre trésorerie), peut vous permettre de l’anticiper et de surmonter cette difficulté en étant plus serein.
1.2 : Bien gérer son entreprise, c’est avoir des éléments tangibles pour prendre les bonnes décisions
Comme tous les dirigeants, vous êtes amené à prendre des décisions très importantes et vous le savez ! Ces décisions doivent être prises en fonction d’éléments tangibles, à jour et fiables.
Voici certains de ces choix auxquels vous pourriez être confronté :
- Dois-je embaucher ? Ai-je les moyens de le faire ?
- Je souhaite réaliser des investissements marketing (site internet…), ma trésorerie le permet-elle ?
- Je souhaite acheter ou louer de nouveaux locaux, est-ce possible ?
- Je souhaite acheter du stock pour faire face à une demande croissante, est-ce que je peux supporter l’avance de trésorerie ?
Des questions (dont la liste n’est pas exhaustive) importantes à se poser avant de prendre de telles décisions. Mais sans éléments tangibles, nous sommes conscients qu’il est difficile de prendre la bonne décision.
1.3 : La transformation digitale, le moyen d’optimiser votre pilotage d’entreprise !
Beaucoup de dirigeants pilotent encore leur activité via des tableaux Excel où les données ne sont pas fiables à 100%.
Bien que l’outil soit pratique, nous ne le recommandons pas pour les raisons suivantes :
- Des données pas à jour (donc une prise de décision basée sur des éléments potentiellement faux).
- La mise à jour du tableau prend beaucoup de temps et peut être source d’erreur.
- Une lecture moins intuitive.
Il est donc nécessaire d’être accompagné sur :
- Le bon choix des indicateurs (KPI)
- Le choix de l’outil adapté
- Le paramétrage de votre outil
- La lecture et l’analyse de vos tableaux de bord
Ce sera pour votre entreprise l’assurance de piloter de manière moderne son activité.
1.4 : Pourquoi devriez-vous avoir un tableau de bord de gestion ?
Le cadre posé, voici des raisons qui doivent vous pousser à mettre en place des tableaux de bord de gestion pour votre entreprise :
- Aide à la prise de décisions stratégiques
- Ne plus être pris de court face aux difficultés inhérentes à votre activité
- Avoir une photographie de l’état de santé de votre entreprise à tout moment
- Comparer vos indicateurs clés d’une année à l’autre, d’un mois à l’autre…
Cela permet donc d’améliorer la performance de l’entreprise.
Maintenant que vous savez pourquoi il est important d’avoir des tableaux de bord pour votre entreprise, nous allons ensemble décortiquer la méthodologie à mettre en place pour les construire.
Partie 2 : Avant de construire votre tableau de bord de gestion…
2.1 : Qu’est-ce qu’un indicateur de performance ?
Les indicateurs de performance ou KPI (Key Performance Indicator) composent le tableau de bord de gestion. Ils sont donc des outils de pilotage permettant d’évaluer le niveau de performance de l’entreprise par rapport à l’antériorité et aux prévisions. Ils aident à piloter l’entreprise, à prévenir les difficultés financières et à prendre des décisions.
Vous l’aurez donc compris, le choix des indicateurs de performance ne doit pas être fait au hasard. Cela doit suivre une méthodologie stricte afin que vous puissiez piloter votre activité en vous basant sur des données pertinentes.
Le risque étant de prendre de mauvaises décisions si vous optez pour les mauvais indicateurs ou trop d’indicateurs. Découvrons ensemble comment faire cela correctement.
2.2 : Définissez des objectifs clairs pour votre entreprise
Vos tableaux de bord de gestion auront notamment pour but de vous aider à vous assurer que l’atteinte de votre objectif est en bonne voie.
Et comme vous le savez, un objectif ambitieux pour votre entreprise peut être découpé en un ensemble de sous-objectifs atteignables quotidiennement pour motiver vos équipes. Voyons un exemple ensemble pour une entreprise de service.
Ces objectifs doivent également être mesurables et définis dans le temps afin de pouvoir être suivis.
Vous l’aurez compris, en partant de la stratégie que vous avez définie pour votre entreprise, vous commencerez à bien définir votre besoin en indicateurs de performances pour votre tableau de bord et les points critiques à surveiller pour bien piloter votre activité.
2.3 : Définissez tous les points de faiblesse de votre dernier bilan
Piloter son activité, c’est être certain que votre entreprise est viable et que votre bilan arrive parfaitement à retranscrire votre réalité économique.
En analysant votre bilan avec votre expert-comptable, vous vous êtes probablement rendu compte qu’il y a des points d’attention ou de faiblesse sur lesquels il faut être ultra attentif.
Par exemple:
- Marge trop faible
- Certaines charges sont supérieures à vos prévisions.
Cela constitue donc la 2ème source d’indicateurs de performance à surveiller dans vos tableaux de bord.
Partie 3 : Comment construire un tableau de bord de gestion ?
3.1 : Recenser vos besoins métier → Déterminer les indicateurs de performances les plus pertinents
Suivant le secteur d’activité dans lequel vous travaillez, les indicateurs critiques peuvent varier. Voici quelques exemples :
- Chiffre d’affaires
- Marge brute
- Frais généraux
- Seuils de rentabilité
- BFR (besoin en fonds de roulement)
- Délai règlement clients
Le bon choix des indicateurs de performance vous permettra d’avoir un pilotage serein et efficace de votre entreprise et de pouvoir facilement :
- Remarquer une baisse de performance
- Identifier les causes
- Prendre les bonnes décisions pour garder un bon niveau de performance.
3.2 : Classer les différents KPI par catégorie
Afin d’avoir des tableaux lisibles, il faut classer chacun de vos indicateurs dans des catégories bien précises.
Cela vous permettra de :
- Bien trier chacune des informations
- Permettre aux équipes concernées de consulter seulement les indicateurs qui les intéressent
- Mettre en place des analyses croisées entre chaque catégorie pour mesurer l’impact des unes sur les autres (Exemple : Turnover élevé qui fait baisser la qualité de la production)
Voici un exemple de catégories :
| RH | Commercial | Production | Stock | Financier |
| Turnover | Panier moyen | Taux de marge | Taux de rotation des stocks | BFR |
Enfin, les indicateurs de performance se présentent sous forme graphique, courbes ou camembert afin d’être le plus lisible possible
3.3 : Appliquer un filtre pour ne garder que les KPI indispensables
Avoir trop d’indicateurs est aussi dangereux que ne pas en avoir suffisamment. Cela rend vos tableaux de bord illisibles, sans valeur ajoutée et on s’y perd facilement. A terme, le risque est que vous reveniez en arrière alors que votre décision initiale était la bonne.
Il faut donc filtrer les KPI pour ne retenir que ceux qui sont importants au quotidien, d’où l’importance de les catégoriser afin de bien recenser vos besoins métier.
La réflexion à avoir est la suivante :
- De quoi ont besoin mes équipes pour bien travailler ?
- De quoi ai-je besoin, en tant que dirigeant, pour prendre les bonnes décisions ?
- Si cet indicateur n’est pas sur mon tableau, y a-t-il un risque pour mon activité ?
En vous posant ces 3 questions, vous arriverez à sélectionner avec soin les indicateurs à faire figurer sur votre tableau.
Partie 4 : Piloter son entreprise grâce au tableau de bord de gestion
4.1 : Lire le tableau de bord de gestion
Le tableau de bord compare les éléments réalisés d’une période:
- Aux données des périodes antérieures
- Aux données prévisionnelles
4.2 : Analyser les écarts
Les écarts entre le réalisé et le prévisionnel sur votre tableau de bord doivent être analysés afin d’en déceler les causes et ainsi décider des actions éventuelles à mener.
Par exemple: l’allongement du délai de règlement client entraînant une dégradation de la trésorerie doit vous mener à effectuer des actions de recouvrement de créance.
Vous l’aurez compris, il faut avoir une réflexion structurée et une approche autour de votre métier pour créer des tableaux de bord qui vous apporteront de la valeur.
Sans cette étape préalable (et Ô combien importante), la valeur souhaitée par cet outil ne sera pas perçue par votre entreprise.
Notre conseil est donc le suivant : entourez-vous d’un professionnel qui vous accompagnera de la conception au déploiement, en passant par l’analyse de vos tableaux de bord de gestion !
Une fois la réflexion menée sur vos tableaux de bord, il manque plus qu’à les intégrer sur vos outils. Découvrons ceux du cabinet dès maintenant !
Partie 5 : Nos outils
Afin de vous proposer des tableaux de bord, le cabinet Solutions compta vous propose 2 outils:
5.1 : Tiime
Le 1er est Tiime qui vous permet de suivre au quotidien des tableaux de bord de gestion personnalisés.
Véritable outil connecté, Tiime vous permet d’avoir un suivi réel des indicateurs suivants :
- Trésorerie
- Chiffre d’affaires
- Charges définis
- Statut de vos factures : Facturé / Envoyé / Payé
Disponible sur tous les supports, cela vous permettra d’avoir un suivi quotidien de certains KPI importants.
5.2: RCA
Le 2ème outil proposé par le cabinet est RCA qui permet de suivre mensuellement ou trimestriellement son activité après prise en compte du cut off et de faire le point avec l’expert-comptable.
Véritable valeur ajoutée pour votre entreprise les tableaux de bord RCA, votre expert-comptable sélectionne les KPI les plus pertinents pour votre activité, et vérifie que toutes les charges et produits sont pris en compte, afin de :
- Vous les restituer
- Vous présenter une analyse de votre situation
- Vous conseiller sur les actions à mettre en place
FAQ
Faut-il établir un prévisionnel avec le tableau de bord de gestion ?
Afin d’avoir un objectif, nous ne pouvons que vous recommander d’établir un prévisionnel.
Est-il nécessaire de ce faire accompagner par un cabinet d'expertise comptable ?
Vous pouvez établir seul, votre tableau de bord de gestion. Néanmoins chez Solutions compta nous accompagnons l’analyse du tableau de bord de temps d’échanger afin de répondre à vos différentes problématiques.